+7 (831) 235-03-46

Кейс — Автоматизация договорной работы

Автоматизация договорной работы в Битрикс24

Как Нижегородская Ярмарка сократила время согласования договора с 5 дней до 8 часов и удвоила объём обработки документов

×2

больше договоров обработано

5д→8ч

сокращение времени согласования

≤14

дней — среднее время полного цикла

Нижегородская Ярмарка

Автоматизация договорного отдела

О клиенте

Нижегородская Ярмарка — один из крупнейших выставочных операторов Поволжья. Компания организует масштабные выставки, коммерческие и культурные мероприятия, работая с широким кругом контрагентов: участниками выставок, партнёрами, подрядчиками и поставщиками услуг. Ежемесячно через договорной отдел проходит свыше 300 договоров с юридическими лицами, ИП, физлицами и бюджетными организациями.

Ситуация до внедрения

До начала проекта договорная работа велась разрозненно: часть документов хранилась в почте, часть — в локальных папках. Единого реестра не существовало, статус договора можно было узнать только спросив напрямую.

👁 Низкая прозрачность статуса

Сотрудники не видели, на каком этапе находится договор: кто согласует, кто задержал, кто уже подписал. Согласование исчислялось в днях.

✍️ Нет интеграции с ПЭП

Подписание происходило на бумаге или через скан-копии — это требовало физического присутствия и замедляло процесс.

🏢 Сложная иерархия согласования

В процессе участвовали несколько уровней руководства, юристы, бухгалтерия. Без автоматизации каждый шаг требовал ручного напоминания и контроля.

📋 Контроль версий документа

Было непонятно, какая версия договора находится на согласовании в текущий момент. Не хватало единого реестра согласований с историей изменений.

Единое окно для заявки договора

Умные формы

Единое окно запуска процесса

Самый важный критерий качественной автоматизации — сотрудник работает в одном окне. Для договорной работы мы настроили единое окно запуска процесса «Заявка на договор» в Битрикс24: все операции стартуют из одной точки, а дальше система уже ведёт документ по маршруту.

1. Формируем запрос

Инициатор выбирает тип заявки (договор, допсоглашение, счёт и т.п.) и заполняет только ключевые поля. Остальные данные подтягиваются из карточек компании, контактов и реквизитов — без ручного копирования.

В итоге инициатор не перегружен информацией и не думает, «в какой раздел идти и какую форму открыть».

2. Задание с «умной» формой

После отправки заявки система автоматически создаёт задание с «умной» формой для договорного отдела. Поля и маршруты зависят от типа договора, суммы, контрагента и других параметров — логика зашита в процесс.

В итоге все участники работают по единому формату заявки, а ошибки и расхождения минимальны.

Почему это важно

Нет «зоопарка форм» и десятка разных точек входа в процесс
Легко обучать новых сотрудников — один сценарий запуска вместо набора инструкций
Все данные наследуются по цепочке документов, снижается количество ручного ввода

Реестр документов

Карточка документа

Реализация проекта

Реестр договоров в Битрикс24

Создан смарт-процесс «Реестр договоров» с карточкой: контрагент, предмет, сумма, срок действия, способ подписания, источник финансирования, привязка к мероприятию. Договор связывается со сделками, счетами, предложениями и проектами в CRM.

Смарт-процесс

Автоматическая нумерация документов

Настроена внутренняя нумерация договоров при создании. Для договоров по итогам торгов предусмотрено поле «Внешняя нумерация» — при его заполнении ссылки во всех связанных документах обновляются автоматически. После подписания номер блокируется.

Умный сценарий

Автоформирование пакета документов

Менеджер запускает процесс из формы в ленте Битрикс24. Система формирует нужный комплект — договор, счёт-оферту или акт — в зависимости от типа контрагента (ЮЛ, ИП, физлицо, бюджетная организация). Данные подтягиваются из карточки автоматически.

Бизнес-процессы

Цифровое рабочее место «Договорной отдел»

Для сотрудников договорного отдела мы настроили отдельное цифровое рабочее место в Битрикс24. Все договоры, согласования и версии собраны на одной канбан-доске — от заявки до архива.

1. Визуализация этапов процесса

Каждый документ проходит этапы: подготовка → согласование → подписание → архив. Канбан-доска показывает, где находится каждый договор в реальном времени — это «панель управления» договорного отдела.

2. Контроль сроков и «зависших» документов

Если договор долго «висит» на этапе согласования, это сразу видно по колонке и срокам. Руководитель может оперативно реагировать, напоминать участникам и ускорять подписание.

3. Прозрачность ответственности

В каждой карточке видно ответственных за текущий шаг и историю действий. Это убирает типичную ситуацию «я думал, он уже подписал» и делает процесс управляемым.

В итоге

Процесс не подвисает и прозрачен: договорной отдел работает в одном окне, а руководитель видит картину по всем документам — от заявки до подписанного договора и архива.

Контроль сроков подписания (SLI)

Для управления дисциплиной подписания внедрена система уровней SLI — автоматический контроль сроков с эскалацией на руководителя.

Категория

Срок

Статус

0–30 дней

✓ Норма

30–60 дней

⚠ Просрочка

60+ дней

🔴 Критично

Ключевой результат

5 дней
→ 8 часов

Ускорение согласования в ~5 раз

За счёт перевода маршрута в Битрикс24, электронного подписания и параллельных уведомлений участников процесса.

Количество договоров в месяц (Нагрузка)

Средняя продолжительность сокращается

Средняя время операции

Итоги проекта

Измеримые результаты после внедрения системы договорной работы на базе Битрикс24:

×2

больше договоров при том же составе команды

≤14 дн

среднее время полного цикла договора — в норме

100%

договоров фиксируется в электронном виде

Что получила Нижегородская Ярмарка:

Единый реестр договоров в Битрикс24 со статусами в режиме реального времени
Автоматическая нумерация договоров с блокировкой номера после подписания
Автоформирование комплекта документов под тип контрагента
Маршрут согласования с резолюциями участников и электронным подписанием
Реестр версий и согласований — всегда понятно, какая редакция договора в работе
SLI-система контроля сроков подписания с эскалацией на руководителя

Хотите сократить время согласования договоров?

Обсудим автоматизацию договорной работы на базе Битрикс24 для вашей компании

Оставить заявку

Хотите повторить этот кейс в вашей компании?

У вас тоже есть CRM?

Вы уже сталкивались с тем, что договоры теряются в почте и таблицах, а согласование растягивается на дни?

Мы поможем выстроить договорную работу в Битрикс24: единое окно запуска, реестр договоров и контроль сроков — как в кейсе Нижегородской Ярмарки, где согласование сократилось с 5 дней до 8 часов.

Оставьте заявку, и наш эксперт свяжется с вами в течение 15 минут, чтобы разобрать вашу ситуацию.

Свяжитесь с нами +7(495) 414-10-62

Max Задайте вопрос в чате

Email Отправьте запрос на email

CRM-форма появится здесь

Сертификаты и награды

Новости

Траектория'26: как прошла главная бизнес-конференция Нижнего Новгорода

26 марта в Гранд Отеле «Ока» состоялась бизнес-конференция «Траектория'26». Мероприятие собрало собственников, директоров и руководителей компаний города для живого разговора о том, что действительно работает в бизнесе сегодня. Четыре тематических...

Игорь Донченко

Разбор бизнеса на конференции в Нижнем Новгороде 26 марта

Бизнес требует максимальной включенности. Как адаптироваться к новым вызовам, сохранять позиции, мотивировать команду и при этом не утонуть в операционке? И кто ответит точно, что делать с ИИ? Бесконечные вопросы и задачи – но пора перейти на траект...

Игорь Донченко

Переход корпаративного портала на BitrixVM 9.png

Обновление инфраструктуры: поможем безопасно перейти с BitrixVM 7.x на BitrixVM 9.x

Многие компании до сих пор используют коробочный Битрикс24 на виртуальной машине BitrixVM 7.x, основанной на CentOS 7, поддержка которой завершилась и больше не выпускаются обновления безопасности. Это повышает риски для информационной безопасности и ст...

Игорь Донченко

Есть вопросы? Пишите в чат!

КОНТАКТЫ

ООО "ОптимизациЯ" - является ИТ-компанией и оказывает услуги по внедрению и модернизации отечественногоПО 1С-Битрикс24 (Запись в реестре №25 от 20.02.2016)

Публичная оферта

Политика конфиденциальности

603105 Нижний Новгород, ул. Гужевая, 11, офис 15

‭+7 (495) 414-10-62‬

zakaz@o-pt.ru

Автоматизация договорной работы в Битрикс24

Нижегородская Ярмарка

Автоматизация договорного отдела

О клиенте

Ситуация до внедрения

Единое окно для заявки договора

Умные формы

Единое окно запуска процесса

Реестр документов

Карточка документа

Реализация проекта

Цифровое рабочее место «Договорной отдел»

Контроль сроков подписания (SLI)

Количество договоров в месяц (Нагрузка)

Средняя продолжительность сокращается

Средняя время операции

Итоги проекта

Что получила Нижегородская Ярмарка:

Хотите повторить этот кейс в вашей компании?

Сертификаты и награды

Новости

Траектория'26: как прошла главная бизнес-конференция Нижнего Новгорода

Разбор бизнеса на конференции в Нижнем Новгороде 26 марта

Обновление инфраструктуры: поможем безопасно перейти с BitrixVM 7.x на BitrixVM 9.x

Есть вопросы? Пишите в чат!

КОНТАКТЫ

О НАС

УСЛУГИ

Автоматизация